Vzhledem k množícím se dotazům a požadavkům na podporu elektronického podpisu u dokladů a dokumentů (faktury, dodací listy, …) vystavených softwarovými aplikacemi chceme informovat uživatele a potencionální uživatele našich aplikací o tom, jak je možné vytvářet elektronicky podepsané dokumenty v aplikacích MAGIS.
- Aplikace MAGIS PRO i MAGIS Lite umožňují vytvářet vybrané typy elektronických dokladů ve formátu PDF a tyto mohou být opatřené elektronickým certifikátem (tj. elektronickým podpisem). Elektronický podpis obecně zaručuje, že příslušný dokument v elektronické formě (ale třeba i e-mail či jiná elektronická data) pochází z příslušného zdroje a zároveň garantuje, že jejich obsah nebyl od data vystavení změněn. Podle typu certifikátu (a typu časového razítka) má tento podpis růzmé možnosti ověření a různou právní váhu.
- Elektronický podpis v rámci standardního nastavení aplikace je podporován pro následující typy dokladů: faktura vydaná.Na základě individuálního požadavku pak mohou být podepisovány i další typy PDF-dokumentů vytvářených aplikací: dodací listy, ceníky, obchodní smlouvy, ….
Pozn.: Kromě dokladů jsou elektronicky podepisovány zprávy a dokumenty sloužící pro komunikaci se státní správou: např. Intrastat, Oznámení o nástupu a ukončení pracovního poměru, Evidenční listy atd. … Tyto dokumenty jsou verifikovány a odesílány poněkud odlišným způsobem.
- Podpora elektronického podpisu u dokumentů je v aplikacích MAGIS počínaje verzí 9. Tato podpora zajistí, že na základě parametrů nastavených pro příslušnou instalaci aplikace budou vybrané PDF-dokumenty automaticky při vytvoření podepsány instalovaným certifikátem (certifikáty) a opatřeny časovým razítkem - podle nastaveného parametru nekvalifikovaným (odvozeným ze systémového času podnikového IS) nebo kvalifikovaným podle serveru Certifikační autority, kde byla časová razítka zakoupena.
- Aby bylo možné elektronicky podepsané doklady vytvářet, musí uživatel aplikace mít instalován platný certifikát a musí znát jeho uložení v systému (je nutno nastavit příslušný parametr - cestu k certifikátu - pro aplikaci MAGIS). Tento certifikát musí být přístupný z aplikace na pracovní stanici v okamžiku vystavení dokladu.
- Je doporučeno mít s odběrateli písemně sjednánou možnost zasílání elektronických dokladů, jakou cestou budou zasílány a dále jaké typy certifikátů jsou pro příslušný účel akceptovány, tj. jestli nekvalifikovaný (Self-Signed, opatřený vlastním „neověřeným“ podpisem), nebo kvalifikovaný, zaručený garantovaný nezávislou třetí stranou - CA Certifikační autoritou. Aplikace MAGIS je schopna použít oba typy certifikátů.
- Naši konzultanti jsou připraveni vám uživatelům být nápomocni se získáním certifikátů. Můžeme vám pomoci vygenerovat vlastní (self-signed) nezaručený certifikát. Zaručený /kvalifikovaný/ certifikát vám vystaví na základě objednávky příslušná certifikační autorita, jejich seznam je uveden zde.
- Součástí elektronického podpisu je standardně nekvalifikované (neověřené třetí stranou) časové razítko. Pokud požadujete opatřit dokumenty kvalifikovaným časovým razítkem, je třeba mít zakoupen přístup na server příslušné služby (tzn. mít zakoupen požadovaný počet časových razítek). Pro nastavení funkce elektronického podpisu v aplikaci MAGIS je třeba dodat přístupové údaje k certifikačnímu serveru (identifikaci serveru, login, heslo).
- Detail elektronického podpisu (certifikátu), kterým je příslušný doklad / pdf-dokument opatřen, je k náhledu během zobrazení dokumentu pomocí Acrobat Reader přes tlačítko „Panel podpisu“ v pravé části na horní liště.
- Příjemce takto podepsaných dokumentů (dokladů) by měl zařadit vydavatele certifikátu, který pro doklady akceptuje, mezi důvěryhodné Identity (Certifikáty). U pdf-dokumentu například pomocí Acrobat Reader: otevřít podepsaný dokument, kliknout v horní liště na panel podpisů, otevře se podokno podpisů, kliknout na volbu Podrobnosti certifikátu a v záložce Důvěryhodnost kliknout na tlačítko Přidat k důvěryhodným identitám.
V případě požadavku na zprovoznění elektronického podpisu u dokladů nebo jiných dokumentů vytvářených aplikací MAGIS neváhejte kontaktovat naše konzultanty.
Doplňující informace: